Práticas de comunicação corporativa que não podem mais faltar na estratégia da sua empresa.

Comunicação corporativa ou comunicação empresarial? Ambos têm o mesmo significado: o processo de comunicação entre uma empresa e seus stakeholders. Ou seja, a forma como uma organização se comunica com todos os grupos de pessoas com quem se relaciona, desde colaboradores até investidores.

A comunicação corporativa é uma área já consolidada em grande parte das empresas. Mas, mesmo assim, muitas equipes ainda se apegam a práticas mais tradicionais. E se tem uma coisa certa na comunicação é que tudo muda constantemente – e precisamos estar prontos para acompanhar!

Neste post, vamos dar exemplos de práticas essenciais para sua estratégia de comunicação corporativa. Daquelas que já deveriam ser obrigatórias no dia a dia de todos os profissionais, mas infelizmente ainda não são aplicadas em muitas empresas. Antes, vamos esclarecer o que envolve o conceito de comunicação empresarial.

O que é comunicação corporativa (ou comunicação empresarial)

Toda empresa precisa se comunicar com seus públicos. Seja para informar novidades, resultados, mudanças ou até para educar o mercado, a comunicação corporativa gera impacto direto na visibilidade e repercussão de uma marca. A área é responsável por zelar pela imagem da empresa e pode reunir uma variedade de profissionais para isso.

A comunicação empresarial envolve atividades como assessoria de imprensa, comunicação interna, comunicação com investidores e clientes, produção de conteúdo, entre outros. E os mais diferentes canais e ferramentas podem ser utilizados para a transmissão da mensagem: site, blog, vídeos, publicações impressas, press releases, e-mail marketing, mídias sociais, relatórios, apresentações e muito mais.

O trabalho da comunicação corporativa deve representar a voz da empresa. Por isso, tem que ser feito de maneira integrada, com um alinhamento entre todos os segmentos e uma mensagem unificada. Ao mesmo tempo, é preciso identificar o perfil de cada um dos públicos e adaptar a linguagem e o formato para que seja compreendida da melhor maneira por todos.

Uma boa estratégia de comunicação corporativa não apenas traz resultados para a reputação de uma marca, como ajuda a estreitar laços com seus públicos-alvo. É a ponte para que a empresa consiga transmitir as mensagens desejadas da forma mais eficiente possível.

E não podemos esquecer que é um caminho de duas vias: a comunicação empresarial também deve estar pronta para ouvir e responder as demandas de seus públicos.

Práticas essenciais na comunicação corporativa

Uma área com tantas dimensões envolve as mais diferentes práticas. Mas se o jeito como nós nos comunicamos uns com os outros se modifica constantemente, o mesmo acontece na comunicação corporativa. É necessário acompanhar as tendências e atualizar as práticas para manter o sucesso da comunicação e alcançar melhores resultados.

Algumas práticas que até pouco tempo atrás eram novidade hoje já têm que fazer parte do feijão com arroz dos profissionais de comunicação empresarial. A seguir, vamos dar exemplos que não podem mais ficar de fora de sua estratégia. São práticas que contribuem tanto para potencializar os resultados quanto para otimizar o trabalho das equipes. O que você está esperando para começar?

Captação de leads

A base de contatos da sua empresa não precisa ser composta apenas por clientes e prospecções. Muito menos por uma lista comprada de contatos. Você mesmo pode expandir esta base por meio do conteúdo produzido pela empresa, captando os chamados leads.

Um lead não é necessariamente alguém que está para se tornar um cliente. Às vezes, não é nem alguém que esteja precisando de sua solução naquele momento. Mas é alguém que se interessou pelo conteúdo de sua empresa e que tem a chance, em algum momento, de se converter em cliente. Por isso, os leads têm mais potencial de conversão do que os contatos de uma lista aleatória.

Há diversas maneiras de captar leads por meio do seu conteúdo. Você pode inserir em seu site ou blog um campo para que o usuário deixe seu e-mail e receba novidades, criar materiais gratuitos que podem ser baixados após o preenchimento de um formulário, realizar webinars também com acesso restrito por meio de um formulário, entre outras.

Mas não basta capturar os leads, é preciso nutri-los. Envie newsletters ou e-mails periodicamente com conteúdos e novidades da empresa para manter uma conexão e educar os contatos sobre os serviços e produtos de sua empresa. Com acesso a conteúdos de qualidade e o nome de sua empresa fresco na memória, aumentam as oportunidades de vendas.

Automatização de tarefas e gerenciamento de dados

Você ainda dispara e-mails marketing direto do seu e-mail corporativo? E para montar um mailing de imprensa, procura na raça contato por contato? Algumas tarefas do dia a dia de um profissional de comunicação corporativa tomam bastante tempo se forem feitas manualmente. Procurar por ferramentas de automatização ajuda a focar o tempo em tarefas mais estratégicas.

Com um software de CRM, por exemplo, você consegue importar diferentes listas de contatos a partir do Excel e fazer disparos em massa, fazer integração com seus formulários de captura de leads para que os dados migrem diretamente para o software, ter um registro das interações com cada contato e muito mais.

Há diversas outras ferramentas que facilitam a vida dos profissionais. Já que mencionamos sobre mailings, assessores de imprensa podem disparar releases ou baixar mailings de jornalistas de qualquer editoria por meio de softwares especializados.

Além de ajudar na gestão das tarefas, muitos desses softwares permitem que você comece a atuar de forma personalizada. Segmentar seus leads por cargos ou áreas de atuação ajuda a enviar mensagens de acordo com cada perfil. Ver quais jornalistas abriram seus e-mails ou clicaram nos links permite saber quem teve um interesse maior pelo conteúdo. Utilize o gerenciamento de dados a favor da sua estratégia.

Monitoramento de resultados

Nenhuma estratégia é completa sem o monitoramento de seus resultados. Não adianta realizar diversas ações e supor que elas estejam funcionando. Isso é um desperdício de tempo e dinheiro. É preciso saber se os esforços da equipe estão sendo direcionados para efetivamente trazer resultados.

Busque formas de monitorar o andamento de suas ações. Use e abuse dos relatórios oferecidos por softwares de gestão de marketing e conteúdo, redes sociais, Google Analytics, WordPress e outras ferramentas. Estes dados dão insights valiosos sobre a audiência de seu site e blog, o engajamento em seus posts, a abertura de e-mails, a visualização de vídeos, entre outros.

Comunicação corporativa - resultados

Sua empresa realiza ações offline? Realize pesquisas periódicas com seus públicos para saber o que eles estão achando das ações. Será que os relatórios anuais estão claros e com informações suficientes? Ou que a revista de sua organização tem pautas interessantes para todos?

Monitorar resultados é fundamental para saber o que está dando certo ou não e fazer os ajustes necessários para se comunicar da melhor forma possível.

Manutenção de redes sociais

Você já deve estar até cansado de ouvir sobre a relevância das redes sociais para empresas, não é mesmo? Mas esta é uma tecla que ainda precisa ser batida. Justamente porque não adianta nada criar perfis para sua empresa nas redes sociais e não mantê-los atualizados.

A dinâmica das redes sociais é baseada no engajamento. Ou seja, nas interações que as pessoas mantêm entre si ou com páginas que curtem ou seguem. Para essas interações acontecerem, é necessário um fluxo constante de postagens. O ideal é que tenha pelo menos um post por dia.

E já que estamos falando de engajamento, outro cuidado fundamental é responder a todas as mensagens e comentários enviados. No caso dos comentários, se houver um fluxo muito intenso, dá para responder apenas os principais e curtir o restante. Esta interação tem um valor muito grande para os seguidores, que se sentem ouvidos pela empresa.

Por fim, lembre-se de que nem toda rede social foi feita para sua empresa. Avalie o perfil dos usuários a dinâmica de cada rede e escolha apenas as que fizerem mais sentido para o seu negócio.

Vídeos e lives

Se a sua empresa ainda está presa ao conteúdo em texto, está mais do que na hora de pensar em diversificar. Isso não significa deixar os textos de lado, muito pelo contrário! Os textos têm total importância em uma estratégia de comunicação corporativa. Mas nem sempre as pessoas estão com tempo para consumir um conteúdo neste formato, que exige mais atenção para ser compreendido. Especialmente na correria da rotina profissional.

Os vídeos já estão amplamente sendo utilizados na comunicação empresarial. É um formato mais dinâmico, de fácil compreensão e de rápido consumo. O fato de ter representantes da empresa falando no vídeo torna a mensagem mais pessoal e próxima do público. Além disso, o vídeo dá a oportunidade de simplificar informações mais complexas, por meio de imagens, gráficos e animações.

vídeo ao vivo é outra ferramenta cada vez mais presente nas estratégias de comunicação corporativa. Por meio da transmissão ao vivo online, a empresa consegue ter um contato muito mais próximo com seus públicos, tudo em tempo real. É possível transmitir resultados aos investidores, comunicados aos colaboradores, lançamentos de produtos aos clientes e muito mais.

Seja por meio das redes sociais ou de um software profissional, as transmissões ao vivo permitem uma interação mais espontânea e direta com o público, que pode fazer comentários e tirar dúvidas ao vivo pelo chat. E o melhor: os espectadores podem assistir de onde estiverem, reduzindo custos comuns em grandes eventos. Veja como a marca de calçados Crocs utiliza a transmissão ao vivo para se comunicar com lojistas, gerentes e vendedores de todo o país.

 

Otimização do site e blog para as buscas no Google

Ok, este pode ser o item mais complicado para quem nunca ouviu falar destas três letrinhas: SEO. Mas garanto que vale a pena conhecer: os resultados que essa estratégia traz para sua empresa são valiosos!

SEO significa “Search Engine Optimization”, e nada mais é do que um conjunto de técnicas aplicadas no desenvolvimento de sites e na produção de conteúdo para fazer com que as páginas melhorem sua posição nas buscas do Google.

Isso envolve uma ampla pesquisa sobre os termos de busca que mais podem levar pessoas ao seu site, utilizar palavras-chave estratégicas para seu negócio em todas as páginas, produzir conteúdos dentro dos parâmetros de otimização do Google, garantir que seu site tenha um design responsivo e um bom tempo de carregamento… São muitas as ações envolvidas, e não pretendemos nos aprofundar neste post.

Mas por que compensa investir em uma estratégia tão complexa? Porque melhorar o posicionamento das páginas da sua empresa no Google significa aumentar os acessos orgânicos. Ou seja, sem custos com anúncios. Quer forma melhor de obter mais visibilidade e aumentar as conversões do que essa?

Envolvimento dos colaboradores

Especialmente em grandes organizações, as áreas costumam atuar muito distantes entre si. Este fato por si só já necessita de uma mudança. Mas no caso da comunicação corporativa, é mais urgente ainda. Afinal, como seria possível falar pela empresa e com a empresa se você nem sabe o que está acontecendo nas outras áreas?

Envolver os colaboradores na comunicação empresarial é fundamental para entender a dinâmica da empresa e saber falar com propriedade sobre seus processos, produtos e serviços. Mais do que isso: permite entender o perfil dos colaboradores, suas demandas e a melhor forma de se comunicar com eles.

E como incentivar esse envolvimento? Peça a colaboração para a sugestão de pautas, agende reuniões com as equipes para entender os processos de trabalho e tirar dúvidas, faça pesquisas de opinião sobre os canais de comunicação da empresa e mantenha um canal aberto com todas as equipes.

No caso da comunicação interna, não se prenda a comunicar novidades da empresa. Contar histórias dos colaboradores e reconhecer suas conquistas faz com que eles se sintam valorizados e humaniza a comunicação empresarial. Falando em humanização…

Comunicação corporativa - colaboradores

Comunicação humanizada

Como falamos anteriormente, a comunicação empresarial é uma via de mão dupla. Não é apenas transmitir as mensagens que a empresa desejar aos seus públicos, mas também ouvir o que eles têm a dizer.

Sabemos que os textos-padrão são muito úteis quando precisamos responder a um grande número de mensagens em um curto período de tempo. Mas em outras situações, procure responder as mensagens como se estivesse conversando pessoalmente com cada um. Escute suas demandas e faça o seu melhor para ajudá-los a resolver.

Coloque-se no lugar do cliente ou parceiro: quando você quer entrar em contato com uma empresa, prefere receber uma resposta pronta e engessada ou realmente conversar com um representante? Um atendimento humanizado conquista a confiança do público e tem um grande impacto na reputação de uma empresa.

Mobile friendly

Acesse os canais de comunicação online de sua empresa pelo celular. Site, blog, intranet… As páginas permitem uma fácil navegação? Há textos quebrados, imagens distorcidas, menus que não funcionam?

Se houver problemas no acesso mobile, contate um desenvolvedor urgentemente para ajudá-lo a resolver. Segundo a pesquisa TIC Domicílios 2017, realizada pelo CETIC.Br, a conexão somente pelo celular se tornou a forma mais comum de acesso à internet no Brasil. Ou seja: não dá mais para ignorar o mobile.

Para qualquer iniciativa online que sua empresa fizer, sempre tenha o ambiente mobile dentro do planejamento. Não corra o risco de perder visitantes por pensar somente em quem acessa as páginas via desktop.

Revisão dos materiais

Para finalizar, vamos falar de uma prática que nem deveria estar nesta lista. Revisar os materiais é o básico do básico para qualquer pessoa que trabalha com comunicação. Mas, mesmo assim, nos deparamos constantemente com erros nos textos, na diagramação, nos hiperlinks, nas imagens… E um material cheio de erros não parece nada profissional.

Ter uma pessoa responsável pela revisão dos materiais não faz parte da realidade de muitas equipes. Mas faça o possível para que esta seja uma prática constante em sua rotina profissional. Ao terminar a elaboração de qualquer material, faça uma revisão completa antes de publicá-lo.

Se o prazo permitir, deixe para revisar no dia seguinte, com a cabeça mais fria. Ou, melhor, peça para um colega fazer a revisão. Uma outra pessoa pode encontrar erros que nós nem percebemos por estarmos habituados demais ao material.

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